「営業費用の立て替え分だけで今月は50万円近くになるけど、この分じゃ払えない。どうしたらいいんだぁ…」
あなたもこんな風に社員が立て替えてくれている営業費が払えないと頭を痛めていませんか？
営業費の立て替えは、「就業規則で取り決めれば払わなくて良い」というものではありません。
また、社員のうっかり精算忘れで経理上不要な手間がかかってしまったり、経費に該当しない費用まで払ったりしていた…というケースもあります。
今回は、立て替えた営業費を払えないとどうなるのか？払わなくてもすむ解決方法があるのかについてお伝えします。
このページの要約
経費の立て替えは本来翌月中には精算をすませるのが一般常識です。
しかし、ついつい営業経費の処理が曖昧になって、会社が負担していることもあります。
キャッシュフローがうまくいかず今月は払えないというのであればまだしも、赤字続きで何カ月も立て替え分が払えていないのであれば、最悪、社員から訴訟を起こされる可能性もあります。
そこで、解決策として2つの方法をお伝えします。
- 就業規則や雇用契約書の内容を確認する
- 5年経っているなら支払い義務が消滅する
今経費の支払いについて悩んでいる方は、ぜひご覧ください。
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営業費用の立替を払わないとどうなる？
社員が営業費を立て替えることには法的に問題ありません。
一方立て替えをしなければいけないという義務もありません。
そのため、立替費用の上限や期間などについて法律では決められていないのです。
では、社員が立て替えている営業費用を払わないとどうなるのでしょうか。
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訴訟を起こされる可能性がある
社員が立て替えているお金が「何の目的で使ったものなのか」が明確で、その証拠として「領収書」があれば、社員から立替金返還請求訴訟を起こされることもあります。
中には1年、2年と長期にわたり、何百万円も立て替えているという人もいます。
2～3カ月ぐらいで訴訟を起こされることはな少ないですが、もしも1年、2年と社員に立替費用を払わずにいるのであれば訴訟を起こされる可能性が高くなるでしょう。
差し押さえに発展することも
訴訟になった際、企業側に勝ち目はほぼありません。
社員は立て替えたお金を受け取る権利がありますし、会社側は支払う義務があるからです。
義務を果たさなければ「支払い義務の不履行」となり、最終的に裁判をされて、支払わなければ会社の財産を差し押さえられることになります。
営業費用の立て替えが払えない場合の解決策
では、次に払えない場合の解決策をお伝えします。
- 就業規則などの内容を確認する
- 立替費用は5年で義務が消滅する
就業規則などの内容を確認する
立替金返還を請求されたとき、まず雇用者側がやるべきことは「就業規則」と「雇用契約書」の確認です。
そこに立て替え費用について、たとえば「月末に精算する」「都度精算する」「期日までに精算しなかった場合…」などと書かれていないか調べてください。
一般的に、立替金は遅くとも翌月中には精算をすることになっています。
就業規則の変更は難しい？
厳しい会社になると、「当月分の経費立替の精算は翌月5日厳守」として、1日でも遅れた場合には支払わないというケースもあります。
就業規則や労働契約書などにおいて取り決めをしていないと問題になりますし、そういった取り決めが必ず有効になるとも限りません。
なお、就業規則は社員が10名以上いれば作成が義務付けられており、作成していない場合は、労働基準法の基本規定がそのまま適用されます。
そして就業規則でも労働契約書でも立替費用の請求期限についての取り決めがない場合、労働者は立替金請求権が時効（5年）にかかるまで立替金請求をすることができます。
また、就業規則を変更する際は、経営者が一方的に決めるのではなく、社員の代表者の意見も加味しなければなりません。
変更した場合、その旨を全社員が確認できるよう知らせることが労働基準法で決められています。
立替費用の見直しも重要
営業費用の立替金については、細かチェックも必要です。
- 定期代を支給しているのに、営業で外出の際、定期区間内の交通費まで請求していないか？
- 出張ではなくとも食事はするのに、出張の際の食事代を負担すべきか？
- 宿泊先のホテル代の値段は妥当か？
こういったことも確認しましょう。
社内でこのような規定をおいていないのであれば、就業規則に追加した方が良いでしょう。
立替費用は5年で義務が消滅する
営業費用の立替金請求権は、5年が経過すると時効消滅します。
そこで、本当に支払えないほど経営が苦しく、社員が立て替えてくれている期間が5年を過ぎるのであれば、そのまま払わないという方法もあります。
つまり、社員が5年間何も支払いの催促をしなければ、社員は法的に営業費の立替分を受け取る権利を失ってしまうのです。
なお、正式に時効を成立させるには本人に文書で「時効援用」の通知をしなければなりません。
内容証明郵便で時効援用通知書を送り、証拠を残しましょう。
食事補助代も支払う必要ナシ
出張の際の食事代や残業などの食事代の一部を会社が補助しているケースがありますが、その費用を社員が立て替えるとどうなるのでしょうか？
この場合、就業規則などで「翌月精算」「3カ月以内」などの取り決めがあれば、基本的に法律上の5年という時効期限よりもそちらが優先されます。
期限を過ぎていたら、社員から請求されても支払う必要がありません。
まとめ：これを機会に社内経理の見直しを
社員が立て替えたお金は、社員が自分の給料の中から出して立て替えたお金です。
会社のために使ったのですから、本来は返還すべきものです。
ただし、払わなくてよい経費まで払っていた…という場合もありそういったケースでは返還する必要はありません。
営業費用の返還ができないこときっかけにこうした社内の経費清算状況や制度についての見直しをするのは、今後を考える意味ではかえって良かったとも考えられます。
ただ、営業費用は基本的に返還すべきもの。
払えない場合には、働いてくれている社員に対して心から申し訳ないという気持ちを忘れないで下さいね。
